Nachunternehmer finden und prüfen: Nachweise, Präqualifikation, Checkliste

Die verlässlichsten Kontakte kommen aus dem eigenen Netzwerk: Bauleiter kennen Kolonnen, die auf früheren Baustellen sauber gearbeitet haben, Baustoffhändler und Planer wissen, welche Betriebe pünktlich liefern und zahlen. Fragen Sie gezielt nach Betrieben in der benötigten Größe und im passenden Gewerk.

Daneben helfen Verzeichnisse. Das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Bauunternehmen (PQ-VOB) des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. ist nach Leistungsbereichen durchsuchbar und öffentlich zugänglich. Handwerkskammern und Innungen führen Mitgliederlisten, Landesverbände der Bauwirtschaft vermitteln Kontakte zu Fachbetrieben.

Online-Verzeichnisse wie die Kategorie Nachunternehmer auf baulieferanten.eu bündeln Fachbetriebe nach Gewerk und Region; eine Anfrage lässt sich dort an mehrere Betriebe gleichzeitig richten. Über welchen Weg ein Kandidat auch kommt: Die Prüfung der Nachweise bleibt dieselbe.

• Empfehlungen von Bauleitern, Planern, Lieferanten und anderen Bauunternehmen
• Amtliches Verzeichnis PQ-VOB (pq-verein.de), Suche nach Leistungsbereich
• Handwerkskammern, Innungen und Landesverbände der Bauwirtschaft
• Branchenverzeichnisse und Anfrageplattformen mit Filter nach Gewerk und Region
• Nachunternehmer, die auf Nachbarbaustellen sichtbar gute Arbeit leisten

Praxishinweis: Referenzen prüfen Sie nicht beim Nachunternehmer, sondern bei dessen früheren Auftraggebern: Ein Anruf beim dort zuständigen Bauleiter sagt mehr als jede Referenzliste.

Die VOB/A bindet unmittelbar nur öffentliche Auftraggeber. Ihr § 6a beschreibt aber genau die drei Fragen, die auch ein privater Hauptunternehmer stellen muss: Hat der Betrieb die Fachkunde, die Leistungsfähigkeit und die Zuverlässigkeit für den Auftrag? Nach § 6a Abs. 1 VOB/A sind alle drei Merkmale zu prüfen.

Als Nachweis nennt § 6a Abs. 2 VOB/A den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, vergleichbare Leistungen aus den letzten bis zu fünf Kalenderjahren, die Zahl der in den letzten drei Kalenderjahren jahresdurchschnittlich Beschäftigten – gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem technischem Leitungspersonal – und die Eintragung in das Berufsregister. Dazu kommen Angaben zu Insolvenz und Liquidation, zu schweren Verfehlungen, zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialbeiträgen und zur Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.

Für Hauptunternehmer gilt zusätzlich § 4 Abs. 8 VOB/B: Der eigene Auftraggeber kann für jeden Nachunternehmer Erklärungen und Nachweise zur Eignung verlangen. Wer die Unterlagen schon bei der Auswahl einsammelt, muss sie später nicht nachfordern. Öffentliche Auftraggeber dürfen nur bei kleinen Aufträgen bis zu einem Auftragswert von 10.000 € auf einzelne dieser Angaben verzichten (Quelle: VOB/A).

• Fachkunde: Referenzen vergleichbarer Leistungen, Qualifikation des Leitungspersonals, Handwerksrolle bei zulassungspflichtigen Gewerken
• Leistungsfähigkeit: Umsatz, Beschäftigtenzahl, Geräte und freie Kapazität im geplanten Ausführungszeitraum
• Zuverlässigkeit: Steuern und Sozialabgaben gezahlt, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, Berufsgenossenschaft angemeldet

Nach § 6b Abs. 1 VOB/A kann die Eignung durch den direkt abrufbaren Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. nachgewiesen werden. Grundlage ist eine Leitlinie des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen: Präqualifizierungsstellen prüfen die Eignungsnachweise vorab und auftragsunabhängig; anstelle eines Zertifikats gilt der aktuelle Eintrag im Amtlichen Verzeichnis PQ-VOB.

Die Gültigkeit ergibt sich aus der tagesaktuellen Eintragung. Die meisten Nachweise – Eigenerklärungen zu Insolvenz und Verfehlungen, die Freistellungsbescheinigung des Finanzamts, die Bescheinigungen von SOKA-BAU und Berufsgenossenschaft sowie die Umsatzbestätigung – sind nach der Leitlinie alle 13 Monate zu aktualisieren, die Abfrage des Wettbewerbsregisters alle 6 Monate; verlangt werden außerdem mindestens drei Referenzen. Spätestens 20 Kalendertage vor Ablauf eines Nachweises erinnert die PQ-Stelle; fehlt die Aktualisierung, wird der Betrieb gestrichen. Wer unzutreffende Nachweise vorlegt, wird gesperrt und kann frühestens nach 24 Monaten neu beantragen (Quelle: PQ-Leitlinie).

Für den Hauptunternehmer ist der Eintrag mehr als ein Komfortgewinn: Nach § 28e Abs. 3b SGB IV ist sein Verschulden bei der Haftung für Sozialbeiträge ausgeschlossen, solange der Nachunternehmer präqualifiziert ist. Auch SOKA-BAU befreit Auftraggeber von der Haftung für Urlaubskassenbeiträge, wenn ihre Auftragnehmer von der PQ-Stelle präqualifiziert sind (Quelle: SOKA-BAU).

Praxishinweis: Rufen Sie den Eintrag am Tag der Beauftragung und danach regelmäßig im Verzeichnis ab und legen Sie einen datierten Ausdruck zur Akte – nur so belegen Sie später, dass der Betrieb während der Ausführung präqualifiziert war.

Ist der Nachunternehmer nicht präqualifiziert, ersetzen Einzelnachweise den Eintrag. Für die Sozialversicherungsbeiträge verlangt § 28e Abs. 3f SGB IV lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen – also der Krankenkassen – für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses; sie enthalten Angaben zur ordnungsgemäßen Zahlung und zur Zahl der gemeldeten Beschäftigten. Die BG BAU stellt eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung mit Angaben zu den gemeldeten Arbeitsentgelten aus, bietet dafür eine gemeinsame Vollmacht mit SOKA-BAU und teilnehmenden Krankenkassen an und empfiehlt diese Bescheinigung für jeden Nachunternehmer, der nicht präqualifiziert ist (Quelle: BG BAU).

Von SOKA-BAU erhalten Sie mit Vollmacht des Nachunternehmers eine Bescheinigung über dessen Teilnahme am Sozialkassenverfahren oder eine Enthaftungsbescheinigung für das konkrete Auftragsverhältnis; über das Auftraggeberfrühwarnsystem informiert SOKA-BAU monatlich über Meldung, Zahlung und Rückstände. Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG stellt das Finanzamt des Nachunternehmers aus; sie nennt Geltungsdauer und Umfang, und ihre Gültigkeit lässt sich per elektronischer Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen (Quelle: § 48b EStG).

Dazu kommen die Unterlagen zum Betrieb selbst: Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, Betriebshaftpflichtversicherung und bei zulassungspflichtigen Handwerken nach Anlage A der Handwerksordnung – etwa Maurer und Betonbauer, Zimmerer, Dachdecker, Straßenbauer, Gerüstbauer, Metallbauer, Installateur und Heizungsbauer, Elektrotechniker, Fliesen-, Platten- und Mosaikleger oder Estrichleger – der Eintrag in die Handwerksrolle. Nach § 1 Abs. 1 HwO ist der selbständige Betrieb eines solchen Handwerks nur eingetragenen Betrieben gestattet.

Für einzelne Gewerke wie das Dachdecker-, Gerüstbauer-, Elektro- oder Maler- und Lackiererhandwerk gelten Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Zahlt der Nachunternehmer seinen Beschäftigten diese Löhne nicht, haftet der Hauptunternehmer nach § 14 AEntG wie ein Bürge – Details im Ratgeber Nachunternehmerhaftung. Die Untergrenze für alle bildet der allgemeine gesetzliche Mindestlohn: Seit dem 1. Januar 2026 beträgt er 13,90 € brutto je Zeitstunde, ab dem 1. Januar 2027 sind es 14,60 € (Quelle: MiLoV5).

Vorsicht bei Einzelunternehmern ohne eigenes Personal, die in Ihre Kolonne eingegliedert und weisungsgebunden arbeiten: Hier droht Scheinselbstständigkeit mit Nachforderungen der Sozialversicherung. Nach § 7a SGB IV können beide Beteiligte bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Statusfeststellung beantragen; sie entscheidet nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände, ob eine Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt.

Ein Nachunternehmer schuldet ein Werk, kein Personal. Arbeitnehmerüberlassung in Betriebe des Baugewerbes ist nach § 1b AÜG für Arbeiten, die üblicherweise von Arbeitern verrichtet werden, grundsätzlich unzulässig; Ausnahmen gelten nur unter tarifvertraglichen Voraussetzungen. Beschreiben Sie im Vertrag deshalb ein abgegrenztes Werk mit eigener Leitung des Nachunternehmers. Nach § 4 Abs. 8 VOB/B darf der Auftragnehmer Leistungen nur mit schriftlicher Zustimmung seines Auftraggebers an Nachunternehmer übertragen und muss diese spätestens bis zu deren Leistungsbeginn mit Namen, gesetzlichen Vertretern und Kontaktdaten benennen (Quelle: VOB/B).

Bei Betrieben mit Sitz im Ausland kommt die Meldepflicht hinzu: Nach § 18 AEntG muss der ausländische Arbeitgeber vor Beginn jeder Werk- oder Dienstleistung eine Anmeldung in deutscher Sprache bei der Zollverwaltung abgeben, bei Bauleistungen mit Angabe der Baustelle und des Auftraggebers; der Zoll stellt dafür das Meldeportal-Mindestlohn bereit. Jeder entsandte Beschäftigte sollte eine A1-Bescheinigung vorweisen können, die dokumentiert, welches Sozialversicherungsrecht für ihn gilt.

Die meisten Haftungsfälle kündigen sich an. Ein Angebot weit unter allen anderen, Bescheinigungen, die nicht zum Betrieb passen, oder ein Nachunternehmer, der seine eigenen Subunternehmer nicht nennen will, sind Gründe, die Verhandlung zu beenden. Die BG BAU empfiehlt, die in der Bescheinigung ausgewiesenen Arbeitsentgelte mit dem eingesetzten Personal und dem gemeldeten Tätigkeitsschwerpunkt auf Plausibilität zu vergleichen und die Echtheit sofort nach Erhalt online zu prüfen.

Bewerten Sie Warnsignale im Zusammenhang: Ein junger Betrieb mit vollständigen, echten Bescheinigungen und belastbaren Referenzen ist unproblematisch, ein bekannter Name mit lückenhaften Nachweisen nicht. Halten Sie schriftlich fest, warum Sie einen Betrieb beauftragt oder abgelehnt haben – im Haftungsfall zählt die nachvollziehbare Auswahl.

• Preis deutlich unter dem Feld, ohne dass die Kalkulation den Unterschied erklärt
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen fehlen, sind veraltet oder bestehen die Echtheitsprüfung nicht
• Gemeldete Arbeitsentgelte oder Beschäftigtenzahlen passen nicht zur angebotenen Mannschaft
• Junger Betrieb, häufig gewechselter Sitz, Geschäftsführer mit mehreren insolventen Vorgängerfirmen
• Leistungen sollen sofort weitervergeben werden, die weiteren Nachunternehmer werden nicht benannt
• Einzelunternehmer ohne Personal für Arbeiten, die erkennbar eine Kolonne erfordern
• Wunsch nach Barzahlung oder Zahlung an Dritte, fehlende Freistellungsbescheinigung

Praxishinweis: Nach § 28e Abs. 3e SGB IV erstreckt sich die Beitragshaftung auf das nächste Unternehmen in der Kette, wenn der unmittelbare Nachunternehmer weder eigene Bauleistungen erbringt noch Fachpersonal in nennenswertem Umfang beschäftigt – ein reiner Vertragsmittler schützt also nicht.

Die Reihenfolge spart Zeit: erst die Zustimmung des eigenen Auftraggebers und die Suche, dann die Nachweise, zuletzt der Vertrag. Welche Fristen, Sicherheiten und Klauseln in den Vertrag gehören, beschreibt der Ratgeber Bauleistungen an Nachunternehmer ausschreiben.

Führen Sie für jeden Nachunternehmer eine Akte mit Nachweisen, Vollmachten und Abfrageprotokollen und halten Sie sie während der Ausführung aktuell. Im Haftungsfall müssen Sie belegen, dass Sie sorgfältig ausgewählt und laufend kontrolliert haben.

1. Leistungsumfang festlegen und die schriftliche Zustimmung des eigenen Auftraggebers zum Nachunternehmereinsatz einholen (§ 4 Abs. 8 VOB/B)
2. Kandidaten über Netzwerk, Verzeichnis PQ-VOB, Kammern und Branchenverzeichnisse suchen, mehrere Betriebe anfragen
3. Eintrag im Verzeichnis PQ-VOB prüfen oder Einzelnachweise mit Vollmachten anfordern: Krankenkasse, BG BAU, SOKA-BAU, Freistellungsbescheinigung
4. Referenzen bei früheren Auftraggebern nachfragen, eine laufende Baustelle des Betriebs besichtigen
5. Handelsregister, Handwerksrolle, Betriebshaftpflicht und Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern kontrollieren
6. Vertrag mit Nachweis-, Informations- und Freistellungspflichten, Zustimmungsvorbehalt für weitere Nachunternehmer und Mindestlohnverpflichtung schließen
7. Während der Ausführung Bescheinigungen lückenlos fortschreiben, Personal auf der Baustelle mit den Meldungen abgleichen, alles datiert ablegen